【本章知識重點】 
　　★　項目溝通管理的4個過程 
　　★　溝通管理計劃 
　　★　溝通技術(shù)：（溝通的要素與類型） 
　　★　溝通渠道 
　　★　信息檢索系統(tǒng) 
　　★　信息發(fā)布系統(tǒng) 
　　★　績效報告 
　　★　行政收尾：（與合同收尾之間的定義與區(qū)別）　　  
　　【電子筆記】　　  
　　項目溝通管理：確保及時與恰當?shù)禺a(chǎn)生、搜集、傳播、貯存與最終處置項目信息所需的過程。它提供了取得成功所必須的人、思想與信息之間的關(guān)鍵聯(lián)系。它的四個過程是： 
　　10.1 溝通規(guī)劃：確定干系人的信息與溝通需求：誰需要何種信息、何時需要、如何傳遞。 
　　10.2 信息分發(fā)：將所需信息及時提供給項目的干系人。 
　　10.3 績效報告：搜集與發(fā)布項目績效信息，考試/大包括狀況報告、進展量度和預(yù)測。 
　　10.4 行政收尾：產(chǎn)生、搜集與傳播階段或項目正式完成的有關(guān)信息�！　�  
　　10.1溝通規(guī)劃 (Communication Planning) 
　　認清干系人的信息需求，確定滿足這些需求的恰當手段，是項目成功的重要因素。溝通規(guī)劃往往與組織規(guī)劃密切相關(guān)，因為項目的組織結(jié)構(gòu)對項目的溝通要求有重大影響�！　�  
　　10.1.1溝通規(guī)劃的投入 
　　1. 溝通要求（communication requirements） 
　　溝通要求為項目干系人信息要求的總和。要求的定義是：所需信息的類型與格式以及該項信息價值的分析兩者的結(jié)合。 
　　2. 溝通技術(shù)（Communications technology） 
　　項目干系人之間來回傳遞信息的技術(shù)和方法有可能大相徑庭，影響項目的溝通技術(shù)因素： 
　　◆對信息需求的迫切性 ◆技術(shù)是否到位 ◆預(yù)期的項目人員配備 ◆項目時間的長短 
　　3. 制約因素（Constraints） 
　　制約因素指限制項目團隊選擇的因素。例如，如果有大量的項目資源需要采購，考試/大就要更多注意合同信息的處理。當項目按合同實施時，往往有影響溝通規(guī)劃的具體合同條款。 
　　4. 假設(shè)（Assumptions）　　  
　　10.1.2溝通規(guī)劃的工具與技術(shù) 
　　1. 干系人分析（Stakeholder analysis） 
　　對各類干系人的信息需求進行分析，把滿足這些需求的源泉形成方法論與邏輯觀點。 
　　分析要考慮方法與技術(shù)對提供所需信息的項目是否合適，注意不要把資源浪費在不必要的信息或者不恰當?shù)募夹g(shù)上。　　  
　　10.1.3溝通規(guī)劃的產(chǎn)出 
　　1. 溝通管理計劃（Communicaitons management plan） 
　　溝通管理計劃是提供以下內(nèi)容的文件： 
　　信息搜集、存放、歸檔的結(jié)構(gòu)。 
　　信息流向、傳遞、分發(fā)的結(jié)構(gòu)。 
　　對要分發(fā)的信息的描述。 
　　溝通發(fā)生的時間進度表。 
　　溝通之間調(diào)用信息的方法。 
　　對溝通計劃更新（Update）與細化(Refine)的方法。
　　10.2信息分發(fā) 
　　10.2.1信息分發(fā)的投入 
　　1. 工作結(jié)果（Work result） 
　　2. 溝通管理計劃（Communications management plan） 
　　3. 項目計劃（Project plan） 　　  
　　10.2.2信息分發(fā)的工具與技術(shù) 
　　1. 溝通技能（Communication skills） 
　　溝通的幾個要素： 
　　1. 信息的發(fā)送者：保證信息內(nèi)容清晰明確、完整無缺，以便讓接收者能正確接收，并確認信息的接收者理解無誤； 
　　2. 信息：信息發(fā)送者想要傳達的思想、意見、感覺或其它信息； 
　　3. 溝通的渠道：用來傳達信息的方式、工具或路徑； 
　　4. 信息的接收者：保證信息接收完整無缺，信息理解正確無誤。 
　　溝通過程有多種方式： 
　　書面與口頭，聽與說。 
　　對內(nèi)（在項目內(nèi)）與對外（對顧客、媒體、公眾等）。 
　　正式（如報告、情況介紹會等）與非正式（備忘錄、即興談話等）。 
　　垂直（上下級之間）與水平（同級之間）。 
　　2. 信息檢索系統(tǒng)（Information retrieval systems） 
　　信息可由項目班子成員與干系人通過多種方式共享，包括手工歸檔系統(tǒng)，考試/大電子數(shù)據(jù)庫，項目管理軟件以及可調(diào)用工程圖紙、設(shè)計要求、實驗計劃等技術(shù)文件的系統(tǒng)。 
　　3. 信息分發(fā)系統(tǒng)（Information distribution methods） 
　　項目信息可以用多種方式奮發(fā)，包括項目會議，硬拷貝文件分發(fā)，聯(lián)網(wǎng)電子數(shù)據(jù)庫調(diào)用共享、傳真、電子郵件、電話信箱留言、可視電話會議以及項目內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。　　  
　　10.2.2信息分發(fā)的產(chǎn)出 
　　1. 項目記錄（Project records） 
　　項目記錄可包含函件、備忘錄以及描述項目的文件。這些信息應(yīng)盡可能地以適當方式有條理的加以保存。項目班子成員也往往在項目筆記本中保留個人記錄。 
　　2. 項目報告（Project reports） 
　　關(guān)于項目狀況與/或問題的正式項目報告。 
　　3. 項目介紹演示（Project presentations） 
　　項目班子正式或非正式地向任何或所有項目干系人提供信息。這些信息要切合聽眾需要，介紹演示的方法要恰當。　　  
　　過濾器（filtering）：大量信息在上行或下傳的過程中損失掉的現(xiàn)象，起因是語言、文化、智力等原因； 
　　障礙（barriers）：影響信息傳遞的因數(shù)。溝通障礙會增加沖突�！　�  
　　保證團隊有效溝通的6點措施： 
　　1．有效的溝通者：項目經(jīng)理必須意識到溝通是雙向的，鼓勵反饋和達成一致； 
　　2．聯(lián)絡(luò)員：項目經(jīng)理必須將人們結(jié)合起來，建立關(guān)系，建立正式和非正式溝通渠道； 
　　3．避免溝通阻斷器：項目經(jīng)理盡量不要說，“絕對沒用”、“老板不喜歡”、“現(xiàn)實一點”；
　　4．緊密矩陣結(jié)構(gòu)：盡量采用集中辦公，減少干擾，增加溝通； 
　　5．作戰(zhàn)室：讓項目團隊成員可以看到項目的最新狀態(tài)； 
　　6．有效的會議：對于會議必須進行計劃、準備和貫徹�！　�  
　　啟動會議的目標： 
　　1．團隊成員彼此會面，建立工作關(guān)系； 
　　2．建立責任關(guān)系，并且設(shè)定團隊目標； 
　　審查項目計劃與狀態(tài)。