PMP項(xiàng)目管理各環(huán)節(jié)的要點(diǎn)
|
一個(gè)項(xiàng)目的生命周期可分為概念、開(kāi)發(fā)、實(shí)施與收尾過(guò)程。項(xiàng)目管理的五個(gè)過(guò)程組：?jiǎn)?dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制與收尾，貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。在概念階段主要是對(duì)成本進(jìn)行分析，對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行研究，其結(jié)果是要拿出一份報(bào)告，并獲得批準(zhǔn)與支持。實(shí)際工作中，我們只是有了一個(gè)新的想法與概念，就立即轉(zhuǎn)入開(kāi)發(fā)過(guò)程。 對(duì)于項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程，特別要注意組織環(huán)境及項(xiàng)目干系人的分析;而在后面的過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理要抓好項(xiàng)目的控制，控制的理想結(jié)果就是在要求的時(shí)間、成本及質(zhì)量限度內(nèi)完成雙方都滿意的項(xiàng)目范圍。在開(kāi)發(fā)階段，要有項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、預(yù)算的成本以及工作分解計(jì)劃。我們做事時(shí)，可能只是拿出一個(gè)簡(jiǎn)單的工作分解與大致的項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)間表，就結(jié)束了。在實(shí)施階段，要有底層的工作包與確定的成本估計(jì)，但我們沒(méi)有，到了這一步，我們基本上就開(kāi)始失去了控制，沒(méi)有明確的里程碑，我們只是把一個(gè)階段當(dāng)成了一個(gè)項(xiàng)目。在收尾階段，我們是經(jīng)常討論每個(gè)項(xiàng)目的教訓(xùn)，但對(duì)完成的工作的文檔工作基本上沒(méi)能及時(shí)跟上，同樣與用戶之間的交接也未能做好。 1.項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程 項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程就是一個(gè)新的項(xiàng)目識(shí)別與開(kāi)始的過(guò)程。一定要認(rèn)識(shí)這樣一個(gè)概念，即在重要項(xiàng)目上的微小成功，比在不重要的項(xiàng)目上獲得巨大成功更具意義與價(jià)值。從這種意義上講，項(xiàng)目的啟動(dòng)階段顯得尤其重要，這是決定是否投資，以及投資什么項(xiàng)目的關(guān)鍵階段，此時(shí)的決策失誤可能造成巨大的損失。重視項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程，是保證項(xiàng)目成功的首要步驟。 啟動(dòng)涉及項(xiàng)目范圍的知識(shí)領(lǐng)域，其輸出結(jié)果有項(xiàng)目章程、任命項(xiàng)目經(jīng)理、確定約束條件與假設(shè)條件等。啟動(dòng)過(guò)程的最主要內(nèi)容是進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究與分析，這項(xiàng)活動(dòng)要以商業(yè)目標(biāo)為核心，而不是以技術(shù)為核心。無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，還是項(xiàng)目宗旨，都應(yīng)圍繞明確的商業(yè)目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)商業(yè)預(yù)期利潤(rùn)分析為重點(diǎn)，并要提供科學(xué)合理的評(píng)價(jià)方法，以便未來(lái)能對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。 2.項(xiàng)目的計(jì)劃過(guò)程 項(xiàng)目的計(jì)劃過(guò)程是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中非常重要的一個(gè)過(guò)程。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等制定一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃，能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作有序的開(kāi)展。也因?yàn)橛辛擞?jì)劃，我們?cè)趯?shí)施過(guò)程中，才能有一個(gè)參照，并通過(guò)對(duì)計(jì)劃的不斷修訂與完善，使后面的計(jì)劃更符合實(shí)際，更能準(zhǔn)確的指導(dǎo)項(xiàng)目工作。 以前有一個(gè)錯(cuò)誤的概念，認(rèn)為計(jì)劃應(yīng)該準(zhǔn)確，所謂準(zhǔn)確，就是實(shí)際進(jìn)展必須按計(jì)劃來(lái)進(jìn)行。實(shí)際并不是如此，計(jì)劃是管理的一種手段，僅是通過(guò)這種方式，使項(xiàng)目的資源配置、時(shí)間分配更為科學(xué)合理而已，而計(jì)劃在實(shí)際執(zhí)行中是可以不斷修改的。 在項(xiàng)目的不同知識(shí)領(lǐng)域有不同的計(jì)劃，應(yīng)根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況，編制不同的計(jì)劃，其中項(xiàng)目計(jì)劃、范圍說(shuō)明書(shū)、工作分解結(jié)構(gòu)、活動(dòng)清單、網(wǎng)絡(luò)圖、進(jìn)度計(jì)劃、資源計(jì)劃、成本估計(jì)、質(zhì)量計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃、溝通計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃等等，是項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程常見(jiàn)的輸出，應(yīng)重點(diǎn)把握與運(yùn)用。 3.項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程 項(xiàng)目的實(shí)施，一般指項(xiàng)目的主體內(nèi)容執(zhí)行過(guò)程，但實(shí)施包括項(xiàng)目的前期工作，因此不光要在具體實(shí)施過(guò)程中注意范圍變更、記錄項(xiàng)目信息，鼓勵(lì)項(xiàng)目組成員努力完成項(xiàng)目，還要在開(kāi)頭與收尾過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)實(shí)施的重點(diǎn)內(nèi)容，如正式驗(yàn)收項(xiàng)目范圍等。 在項(xiàng)目實(shí)施中，重要的內(nèi)容就是項(xiàng)目信息的溝通，即及時(shí)提交項(xiàng)目進(jìn)展信息，以項(xiàng)目報(bào)告的方式定期通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)度，有利開(kāi)展項(xiàng)目控制，對(duì)質(zhì)量保證提供了手段。 4.項(xiàng)目的控制過(guò)程 項(xiàng)目管理的過(guò)程控制，是保證項(xiàng)目朝目標(biāo)方向前進(jìn)的重要過(guò)程，就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向。 控制可以使實(shí)際進(jìn)展符合計(jì)劃，也可以修改計(jì)劃使之更切合目前的現(xiàn)狀。修改計(jì)劃的前提是項(xiàng)目符合期望的目標(biāo)。控制的重點(diǎn)有這么幾個(gè)方面：范圍變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、狀態(tài)報(bào)告及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。基本上處理好以上四個(gè)方面的控制，項(xiàng)目的控制任務(wù)大體上就能完成了。 5.項(xiàng)目的收尾過(guò)程 一個(gè)項(xiàng)目通過(guò)一個(gè)正式而有效的收尾過(guò)程，不僅是對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目產(chǎn)生完整文檔，對(duì)項(xiàng)目干系人的交待，更是以后項(xiàng)目工作的重要財(cái)富。在經(jīng)歷的很多項(xiàng)目中，更多重視項(xiàng)目的開(kāi)始與過(guò)程，忽視了項(xiàng)目收尾工作，所以項(xiàng)目管理水平一直未能得到提高。 項(xiàng)目收尾包括對(duì)最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，形成項(xiàng)目檔案，吸取的教訓(xùn)等。另外，對(duì)項(xiàng)目干系人要做一個(gè)合理的安排，這也是容易忽視的地方，簡(jiǎn)單的打發(fā)回去不是最好的處理辦法，更是對(duì)項(xiàng)目組成員的不負(fù)責(zé)任。 重視那一類(lèi)未能實(shí)施成功的項(xiàng)目收尾工作，不成功項(xiàng)目的收尾工作比成功項(xiàng)目的收尾更難，也來(lái)得更重要，因?yàn)檫@樣的項(xiàng)目的主要價(jià)值就是項(xiàng)目失敗的教訓(xùn)，因此要通過(guò)收尾將這些教訓(xùn)提煉出來(lái)。 項(xiàng)目收尾的形式，可以根據(jù)項(xiàng)目的大小自由決定，可以通過(guò)召開(kāi)發(fā)布會(huì)、表彰會(huì)、公布績(jī)效評(píng)估等手段來(lái)進(jìn)行，形式是根據(jù)情況采用，但一定要明確，并能達(dá)到效果。如果能對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行收尾審計(jì)，則是再好不過(guò)的了，當(dāng)然也有很多項(xiàng)目是無(wú)需審計(jì)的。 |
